Confirmação e status

Um agendamento passa por etapas, e cada uma tem seu registro na agenda.

Confirmar presença

Quando o paciente confirma (respondendo a mensagem automática do WhatsApp ou por telefone), o agendamento fica marcado como confirmado. A confirmação pelo WhatsApp é automática quando a confirmação inteligente está ligada; a recepção também pode confirmar manualmente pelo próprio agendamento.

Confirmou por engano? Abra o agendamento e desfaça a confirmação — o status volta ao anterior.

Ligar a mensagem automática de confirmação

A clínica mesma liga, com o WhatsApp dela já conectado:

1. Na Agenda, clique em Configurar e abra a aba Mensagens.
2. Clique em Nova mensagem.
3. Diga quando a mensagem sai: por exemplo Antecedência 1, Unidade "dias antes" e Horário 08:00.
4. Escolha a Instância WhatsApp da clínica e ligue Link para confirmar ou cancelar.
5. Ajuste o texto se quiser e salve.

O paciente recebe a mensagem com um link. Quando ele confirma ou cancela por ali, o status muda sozinho na agenda. Não enviar no sábado e no domingo faz a mensagem desses dias sair na sexta. O que já saiu aparece no botão Relatório da própria agenda.

Mudou o status pela recepção (confirmou, cancelou, marcou falta)? A automação de confirmação daquele agendamento para na hora: nenhuma cobrança de retorno sai depois disso.

Enviar a confirmação na hora

No Início, o aviso Paciente não confirmado lista quem ainda não confirmou hoje e amanhã. O botão Enviar confirmação em cada linha manda a mensagem pelo WhatsApp agora, com o mesmo texto da automação da atividade — a resposta do paciente cai no mesmo lugar. Se a mensagem automática já saiu e ele ainda não respondeu, o sistema avisa em vez de mandar outra.

Chegada e tempo de espera

O sistema anota sozinho a hora em que o paciente chegou e a hora em que ele entrou no atendimento. Ninguém precisa digitar.

1. Chegou: abra o agendamento e clique em Aguardando (fica nos botões do rodapé ou em Mais ações), ou mude a etiqueta do status na linha da agenda. Fica gravada a hora da chegada, e a linha passa a mostrar um cronômetro de espera: verde-azulado até 15 minutos, amarelo até 30 e vermelho depois disso.
2. Entrou na sala: mude o status para Em atendimento (ou use Iniciar atendimento). Fica gravada a hora em que o atendimento começou.

Marcou Aguardando por engano e voltou para Agendado ou Confirmado? A chegada é desfeita e não entra na conta.

Para ver as esperas, abra o botão Relatório da agenda: o card Espera média e o gráfico Tempo de espera do paciente contam da chegada até a entrada no atendimento, por dia, atividade, colaborador ou sala. Atendimento que não passou por Aguardando fica de fora da média, porque a espera dele não foi medida.

Marcar como realizado

Depois do atendimento, marque o agendamento como Realizado. Isso alimenta os números da clínica e libera os próximos passos (execução de serviços do plano, cobrança, prontuário).

Três caminhos:

1. Pelo status da linha — clique na etiqueta do status do paciente ("Agendado", "Em atendimento"...) e escolha Realizado. É um clique, sem abrir mais nada.
2. Abrindo o agendamento — no rodapé, o botão Finalizar (aparece enquanto o atendimento estiver "Em atendimento").
3. De dentro do prontuário — escreveu a evolução e o paciente ainda consta "Em atendimento"? No topo do prontuário aparece uma faixa com o atendimento do dia e o botão Finalizar atendimento. Serve para quando você entrou no prontuário pelo botão Prontuário da agenda, que só abre a tela e não fecha o agendamento (o Iniciar atendimento já fecha).

• Realizado registra que o paciente veio.
• Executar o serviço é o passo seguinte quando o atendimento consome um item de plano, aplicação de injetáveis ou procedimentos com insumos — veja o passo a passo completo no guia de Executar atendimento e procedimentos.

Marcou "realizado" por engano? Também dá para desfazer, abrindo o agendamento.

"Em atendimento" não sai sozinho

Em atendimento quer dizer "o paciente está na sala agora". Ele não vira Realizado com o passar do tempo — nem quando você escreve a evolução no prontuário: alguém precisa marcar, por um dos caminhos acima.

Lançando um atendimento antigo (consulta que já aconteceu)? No cadastro do agendamento, deixe o campo Status já em Realizado — assim ele nasce fechado e não fica parado em "Em atendimento".

Cancelar ou excluir?

São ações diferentes, e as duas existem:

• Cancelar — o atendimento não vai acontecer, mas o registro fica na história do paciente (com o motivo). É o caminho certo para falta e desistência.
• Excluir — apaga o agendamento, como se nunca tivesse existido. Use só para erro de lançamento (dia errado, paciente errado, agendamento duplicado).

Como excluir um agendamento

1. Na agenda, clique no agendamento para abrir a ficha dele.
2. No rodapé, clique em Mais ações.
3. Clique em Excluir (em vermelho).

4. Confirme em Sim, excluir. Se mudou de ideia, clique em Não.

O agendamento some da agenda na hora. A exclusão é um por vez: lançou o plano em dobro (por exemplo, duas pessoas agendaram as mesmas sessões), abra cada agendamento repetido e repita os passos.

"Sem permissão para excluir agendamentos"

Excluir é uma permissão à parte: quem só tem Ver e Editar na Agenda não consegue apagar. Duas saídas:

• Para tirar da agenda agora, sem excluir: mude o status para Cancelado. O horário fica livre e o registro continua no histórico do paciente.
• Para liberar a exclusão, o proprietário ou um administrador abre Configurações → Equipe, entra na pessoa, aba Permissões, área Agenda, e marca Excluir. Depois de salvar, a pessoa recarrega a página (F5). Detalhes em Permissões.

Débito de agendamento

Agendamento de atividade paga gera uma pendência no financeiro do paciente, ainda sem vencimento — ela vence quando o atendimento é executado. Cancelou o atendimento? Confira a pendência no financeiro para dar baixa ou remover, senão o paciente aparece como devedor de algo que não aconteceu.