Atender pelo WhatsApp

O menu WhatsApp é a caixa de conversas do número da clínica, para a equipe inteira atender no computador ou no celular. Antes, o número precisa estar conectado (veja WhatsApp da clínica).

A lista de conversas

Os botões no topo da lista separam o trabalho do dia:

• Todas: as conversas em andamento. A conversa fechada sai daqui e volta sozinha quando o contato escreve de novo.
• Minhas: as conversas em que você é o responsável.
• Não lidas, Abertas, Fechadas e Arquivadas.

O botão de filtro ao lado afina mais: Pacientes ativos, Leads ou Sem vínculo; Minhas conversas ou Sem dono (novas); e, se a clínica tiver equipes, a equipe. Use a busca para achar pelo nome ou pelo número.

Responder

• Escreva e envie como no WhatsApp. Foto e documento vão pelo clipe.
• Mensagem pronta: digite / no começo do campo e escolha da lista (ela filtra enquanto você digita). As mensagens prontas são cadastradas em Configurações → WhatsApp ou no menu CRM → Mensagens prontas.
• Áudio: com o campo vazio, o botão de enviar vira um microfone. Clique, fale, e envie com Enviar áudio (ou Cancelar). Chega para o paciente como áudio gravado no próprio WhatsApp. O navegador pede permissão do microfone na primeira vez.
• Sugerir resposta com IA: o ícone ao lado do campo escreve um rascunho a partir da conversa. Você revisa antes de enviar.

O painel do contato

O botão Paciente no topo da conversa abre o painel ao lado (em tela pequena, por cima). É onde tudo do contato fica, sem sair da conversa:

• Vincular paciente a uma ficha que já existe, ou Cadastrar novo paciente com nome e telefone já preenchidos. Vinculado, o painel mostra próximas consultas, planos e financeiro, e o atalho para o prontuário.
• Responsável: quem cuida da conversa. Troque para transferir a outra pessoa, ou solte. Todo mundo continua vendo todas as conversas; o responsável serve para cada um achar as suas em Minhas.
• Equipe: quando a clínica separa Recepção e Comercial, por exemplo.
• Etiquetas: as mesmas do CRM.
• Funil: Criar lead põe o contato no funil de leads; depois, mude a Etapa ali mesmo e escreva Observações, que ficam no histórico do lead. Adicionar a outro funil coloca o mesmo contato em mais de um funil.
• Orçamentos em aberto do paciente vinculado.
• Criar tarefa ligada à conversa.

Fechar e arquivar

No menu de três pontos da conversa:

• Fechar conversa quando o atendimento terminou. Ela sai de Todas e fica em Fechadas. Se o contato escrever de novo, ela reabre sozinha.
• Arquivar conversa para tirar da frente o que não precisa mais de atenção (propaganda, contato errado).

Equipes e responsável automático

Em Configurações → WhatsApp → Equipes a clínica cria as equipes e diz quem faz parte de cada uma. A equipe marcada Recebe as conversas novas fica com tudo o que ainda não tem equipe. Quem é de uma equipe abre o WhatsApp já filtrado nela, mas pode escolher Todas as equipes no filtro. Clínica sem equipe cadastrada tem uma caixa só para todos.

Na mesma tela fica a chave Quem responde primeiro vira o responsável. Vem desligada. Ligada, a primeira pessoa que responde uma conversa sem dono passa a ser a responsável por ela, e o aviso de mensagem nova daquela conversa passa a ir só para ela.