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Tema

Grupo do paciente no WhatsApp ​

Muitas clínicas criam um grupo no WhatsApp para acompanhar o tratamento de um paciente — a pessoa, a família, o cuidador. Esta página explica o que o All4Clinic faz com esse grupo e o que ainda é feito na mão.

Resumo do que dá para esperar:

  • Lembretes e confirmações de consulta podem sair direto no grupo.
  • Receita e documento pelo botão Enviar saem para o número que está na ficha do paciente, não para o grupo. Para colocar o PDF no grupo, envie pelo clipe da conversa do grupo, como em qualquer anexo.
  • Um grupo fica vinculado a um paciente só. O mesmo grupo não atende dois pacientes.

1. Fazer o grupo aparecer no All4Clinic ​

O All4Clinic não cria grupo e não procura grupos soltos: ele lista os grupos em que o número da clínica conectado (veja WhatsApp da clínica) participa.

  1. No WhatsApp, adicione o número da clínica ao grupo.
  2. Espere a sincronização. Os grupos são atualizados uma vez por hora, automaticamente.
  3. Abra o menu WhatsApp e procure o grupo pela busca, pelo nome que ele tem no WhatsApp.

Se o número da clínica entrou agora e o grupo ainda não apareceu, use Atualizar grupos na janela WhatsApp do paciente (passo 2 abaixo) — ela relê a lista na hora, sem esperar a próxima hora.

2. Vincular o grupo ao paciente ​

Há dois caminhos, e eles levam à mesma janela:

Pela conversa do grupo — menu WhatsApp, abra o grupo e clique em Paciente no topo da conversa. O painel abre dizendo que a conversa não está ligada a ninguém, com Vincular paciente (escolhe a ficha que já existe) e Cadastrar novo paciente (abre o cadastro já com o nome do grupo preenchido; aí você completa os dados da pessoa).

Pela ficha do paciente — menu Pacientes, abra o paciente e clique em WhatsApp do paciente, no topo da ficha. A janela mostra:

  • Conversas ligadas: todo contato e grupo já ligado àquela pessoa, com Abrir e Desvincular. Um paciente pode ter mais de um contato e mais de um grupo ligado.
  • Grupo que recebe os lembretes: a escolha de qual desses grupos recebe os avisos da agenda. Escolha o grupo e salve. Para desfazer, escolha Sem grupo.

Isso é ajuste de acesso, em Configurações → Equipe: para abrir a janela basta o Ver de Pacientes e de Atendimento; para trocar o grupo do paciente é preciso Escrever nessas duas áreas; para vincular o grupo pela conversa, Escrever em WhatsApp. Quem só consulta vê o grupo escolhido, mas não altera (como estão os níveis de cada pessoa).

3. Mandar os lembretes de consulta para o grupo ​

O destino é escolhido em cada regra de lembrete, não no paciente:

  1. Abra o menu Agenda.
  2. Clique em Configurar no topo da agenda (no celular aparece só a engrenagem).
  3. Na janela que abre, entre na aba Mensagens.
  4. Abra a regra que você quer (confirmação, lembrete de consulta, retorno) ou crie uma nova.
  5. No campo Enviar para, escolha:
    • WhatsApp do paciente — sempre no número da ficha.
    • Grupo do paciente — sempre no grupo escolhido na ficha.
    • Grupo do paciente quando houver, senão o WhatsApp dele — o grupo quando o paciente tem um; quem não tem recebe no número da ficha.

A tela avisa o que acontece com quem não tem grupo: no modo Grupo do paciente, "Paciente sem grupo escolhido não recebe este lembrete, nem no WhatsApp individual"; no modo misto, "Paciente sem grupo escolhido recebe no WhatsApp dele". E no modo misto ela também avisa: "Se o grupo escolhido estiver desconectado, o lembrete não sai e o motivo aparece no acompanhamento" — o lembrete não é jogado para outra conversa nem para outra conta. Se a sua clínica ainda está montando os grupos, use a terceira opção para não deixar ninguém sem aviso.

Resposta no grupo não confirma sozinha

Quando o lembrete vai para o grupo, o All4Clinic não lê as respostas do grupo e não muda o status da consulta a partir delas: "As respostas no grupo precisam ser acompanhadas pela clínica". Para ter confirmação automática no grupo, ligue Link para confirmar ou cancelar na mesma regra — a pessoa toca no link e a agenda se atualiza, mesmo dentro do grupo.

A Secretária IA não atua em grupo: ela responde conversas individuais de paciente. Em grupo, o atendimento continua sendo da equipe, no menu WhatsApp.

4. Enviar receita e documento para o grupo ​

O botão Enviar da receita e do documento entrega no WhatsApp cadastrado na ficha do paciente — é o número da pessoa, não o grupo. Isso vale para receita, atestado, laudo e qualquer documento do prontuário.

Para o PDF chegar no grupo, envie como anexo da conversa do grupo:

  1. Abra a receita ou o documento (menu Prontuário, ou a aba correspondente na ficha do paciente) e gere o PDF — no menu de três pontos do card, Gerar PDF, ou abra a prévia e use Abrir PDF. Salve o arquivo no computador.
  2. Vá no menu WhatsApp e abra a conversa do grupo.
  3. Clique no clipe (o botão de Enviar foto ou anexo, ao lado do campo de mensagem).
  4. Escolha o PDF. São aceitos PDF, foto, documento do Word e do Excel, áudio e vídeo.
  5. Se quiser, escreva uma legenda antes de escolher o arquivo: o texto vai junto com o anexo.

Depois disso o documento fica na conversa do grupo, e a família toda vê.

Sem WhatsApp conectado, ou conversa parada há muito tempo

Quando o número da clínica está desconectado, ou a conversa com o paciente está fora da janela de 24 horas do WhatsApp, o All4Clinic avisa, baixa o PDF para você e abre a conversa no WhatsApp do seu aparelho. Nesse caminho você anexa o arquivo por conta própria — e é assim também para mandar em um grupo que ainda não apareceu no All4Clinic.

Perguntas rápidas ​

O grupo que criei não aparece na lista. Confira se o número da clínica conectado em Configurações → WhatsApp está mesmo dentro do grupo, e espere a sincronização da hora (ou use Atualizar grupos). Grupo de um número que a clínica não usa no All4Clinic não aparece, e clínica sem número conectado não tem lista de grupo.

Apareceu "Escolha um grupo desta unidade que não esteja vinculado a outro paciente". Esse grupo já é o grupo de lembretes de outra pessoa. Desfaça o vínculo na ficha da outra pessoa (WhatsApp do paciente → Sem grupo) ou escolha outro grupo.

Apareceu "Paciente sem grupo de lembretes escolhido. Abra a ficha e escolha Grupo de lembretes." A regra de lembrete está apontando para o grupo, mas aquele paciente ainda não tem grupo na ficha. Escolha em Pacientes → abrir o paciente → WhatsApp do paciente → Grupo que recebe os lembretes, ou troque o Enviar para da regra para Grupo do paciente quando houver, senão o WhatsApp dele.

Mudei o telefone na ficha, o envio continua indo para o número antigo? O envio usa o WhatsApp que está na ficha (ver como corrigir). O grupo é independente do número: trocar o telefone não muda o grupo escolhido.

Quem pode mexer nisso? Qualquer pessoa com Ver em Pacientes e Atendimento abre a janela. Para trocar o grupo do paciente é preciso Escrever nessas duas áreas; para vincular o grupo pela conversa, Escrever em WhatsApp; para criar e editar as regras de lembrete, o Escrever de Agenda (Configurações → Equipe).

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