Secretária IA no WhatsApp

A Secretária IA (também chamada de atendente IA ou Concierge) responde sozinha quem escreve para o WhatsApp da clínica: diz quando é a próxima consulta, sugere horários livres, responde dúvida de funcionamento e passa a conversa para a equipe quando precisa de uma pessoa.

Ela entra com o plano que inclui a Secretária IA. Fora do plano, o cartão dela aparece em Automações com a etiqueta "Fora do plano".

O que ela faz e o que não faz

Faz:

• Acha o cadastro do paciente pelo CPF (ou nome completo e data de nascimento) e, a partir daí, informa a próxima consulta e as últimas consultas dele.
• Procura horários livres na agenda e oferece ao paciente. Quando ele escolhe, a equipe recebe o pedido para confirmar (ela não diz que está marcado, diz que a equipe vai confirmar).
• Entende quando a mensagem é resposta a um lembrete, termo ou aniversário que a clínica mandou antes, e responde dentro desse assunto.
• Passa para a equipe quando o paciente pede uma pessoa, quer cancelar, quando não há horário ou quando ela não sabe a resposta.

Não faz: diagnóstico, orientação clínica, receita, nem fala de outro paciente. Ela não inventa: o que não sabe, passa para a equipe.

Como ligar e configurar

Para deixar o atendente IA (Concierge) respondendo os pacientes no WhatsApp da clínica:

1. Conecte o WhatsApp da clínica (veja Conectar o WhatsApp).
2. No menu lateral, seção Comunicação, abra Automações.
3. No cartão Secretária IA, ligue o interruptor. A linha "Sai por ..." mostra em qual número ela atende.
4. Em Configurações → Instituição → IA Concierge, confira o horário e os dias em que ela pode responder. Fora dessa janela ela não responde, e a conversa mostra a faixa "Fora do horário do atendente IA".

Com mais de um número de WhatsApp, ela atende só no número escolhido para ela. Nas conversas dos outros números a faixa acima do campo de digitação avisa que ela não responde ali.

Como saber se ela vai responder uma conversa

Abra a conversa em WhatsApp. Acima do campo de digitação aparece uma faixa:

• "O atendente IA responderá automaticamente." Ela está cuidando dessa conversa.
• "Atendente IA pausado, responda manualmente." Alguém da equipe assumiu.
• "Fora do horário do atendente IA." Ela volta no próximo horário permitido.

No topo da conversa, o selo IA ativa / IA pausada liga e desliga a Secretária IA só naquela conversa. Clique nele para pausar ou devolver a conversa para ela.

Quando alguém da equipe responde à mão, ela para sozinha naquela conversa, para não falar por cima da recepção. Para devolver, clique em IA pausada.

Quando ela passa para a equipe

A transferência abre uma tarefa na primeira coluna do quadro de Tarefas, com o nome do paciente, a última mensagem e o motivo (por exemplo, "agendar 02/07 às 14h com Dr. Marco"). Quem a clínica definiu para receber as transferências também é avisado no sino. O paciente recebe uma mensagem dizendo que a equipe vai continuar o atendimento.

Ensinar a Secretária IA sobre a sua clínica

Você pode dar a ela as informações da clínica, e ela passa a usar nas respostas: o nome que ela usa para se apresentar, o que a clínica faz, os valores que ela pode informar, horário, endereço e estacionamento, convênios aceitos, o que ela não pode falar e quando deve passar para a recepção.

Hoje esse texto ainda não tem um campo na tela. Escreva tudo numa mensagem e mande pelo chat de suporte (o balão no canto da tela) ou pelo grupo de suporte da clínica pedindo "colocar estas instruções na Secretária IA". Nós colocamos e avisamos quando estiver valendo. Para mudar depois, mande o texto novo do mesmo jeito.

Dica: escreva como você explicaria para uma recepcionista nova no primeiro dia. Frases curtas e diretas funcionam melhor do que um texto longo.

Quantas conversas ela atende por mês

O plano inclui uma quantidade de conversas da Secretária IA por mês. Para ver quanto já usou, abra Configurações → Assinatura → Uso do Sistema, linha Conversas da Secretária IA. Quando a franquia do mês acaba, ela para de responder e a tela de WhatsApp mostra uma faixa laranja dizendo até quando; no dia 1º ela volta sozinha.

Perguntas frequentes

Ela respondeu algo errado. O que eu faço? Responda o paciente à mão (ela pausa sozinha naquela conversa) e mande o caso pelo chat de suporte com o que ela deveria ter dito. A correção entra nas instruções da sua clínica.

Ela está ligada, mas não respondeu. Confira, nesta ordem: a faixa acima do campo de digitação (pausada ou fora do horário), se o WhatsApp está conectado em Automações e a linha Conversas da Secretária IA em Uso do Sistema.

Ela marca a consulta sozinha? Por padrão não: ela oferece os horários livres e a equipe confirma. Para ela marcar direto, peça pelo chat de suporte.